De plus en plus d’entreprises soumettent leurs salariés à un système de géolocalisation, mais pour quelle finalité et quelle réglementation à son sujet ?

Ce qu’il faut retenir en priorité est qu’en aucun cas, ce système ne peut être utilisé pour contrôler le temps de travail de salariés, sauf, «en l’absence d’autres moyens de contrôle possible et à condition que le salarié ne dispose pas d’une liberté dans l’organisation de son travail » nous dit la Haute juridiction. Pour éviter toute intrusion intempestive et injustifiée dans leur vie privée, la Commission Nationale de l’informatique et des Libertés (CNIL) a du intervenir pour poser le cadre juridique applicable en la matière.
Quelles conditions à remplir pour que ce dispositif soit licite ?

• 1er - Informer préalablement et individuellement l’ensemble du personnel par des dispositions précises et claires de l’existence de tels moyens de surveillance et la finalité de ce dispositif.
• 2ème - Recueillir l’avis préalable des représentants du personnel, lorsqu’ils existent, sur les moyens de surveillance mis en oeuvre.
• 3ème - Respecter le principe de proportionnalité à savoir, il faut que cette surveillance soit justifiée, et que la motivation soit proportionnelle à l’atteinte aux libertés qui s’en suivra. Ce qui veut dire que géolocaliser pour prévenir un risque juridique grave, peut être envisagé, mais géolocaliser pour contrôler la productivité d’un salarié n’est pas licite.
• 4ème - Cette géolocalisation va amener l’entreprise à collecter des données susceptibles d’identifi er une personne physique. Cette collecte est donc un traitement de données à caractère personnel qui doit être déclaré à la Cnil. (Délibération Cnil n°2006-066). « Un système de géolocalisation ne peut être utilisé par l’employeur pour d’autres finalités que celles qui ont été déclarées auprès de la Commission nationale de l’Informatique et des libertés (CNIL) et portées à la connaissance des salariés.»

Si ces quatre conditions ne sont pas réunies les preuves collectées par ce dispositif ne sont pas licites et « constituent une exécution déloyale du contrat de travail par l’employeur » nous précise un arrêt.

Quelles peuvent être les finalités du traitement de la géolocalisation ?

• Respect d’une obligation légale ou réglementaire imposant la mise en oeuvre d’un dispositif de géolocalisation en raison du type de transport ou de la nature des biens transportés ;
• Suivi et facturation d’une prestation de transport de personnes ou de marchandises ou d’une prestation de services directement liée à l’utilisation du véhicule ;
• Sûreté ou sécurité de l’employé lui-même ou des marchandises ou véhicules dont il a la charge ;
• Meilleure allocation des moyens pour des prestations à accomplir en des lieux dispersés, notamment pour des interventions d’urgence ;
• Suivi du temps de travail. Lorsque ce suivi ne peut être réalisé par d’autres moyens. Ainsi si le salarié rédige un compte rendu journalier précis et détaillé de son activité, ce document fait preuve de son activité et justifie de son travail, sans qu’il soit nécessaire d’avoir en plus un système de géolocalisation.

Quelles sont les données enregistrées par ce dispositif de géolocalisation ?

• Identification de l’employé : nom, prénom, coordonnées professionnelles, matricule interne, numéro de plaque d’immatriculation du véhicule ;
• Données relatives aux déplacements des employés : données de localisation issues de l’utilisation d’un dispositif de géolocalisation, historique des déplacements effectués ;
• Données complémentaires associées à l’utilisation du véhicule : vitesse de circulation du véhicule, nombre de kilomètres parcourus, durées d’utilisation du véhicule, temps de conduite, nombre d’arrêts. Interdiction du traitement de la vitesse maximale sauf si une législation particulière le permet.

Combien de temps peuvent être conservées les données de géolocalisation ?
 

En principe, 2 mois. Cependant, ces données peuvent être conservées jusqu’à un an, si une réglementation spécifique le prévoit notamment si les données enregistrées doivent servir de preuves à l’exécution d’une prestation, avec pour condition qu’il ne puisse pas être possible de rapporter cette preuve par un autre moyen. En cas de contestation de cette prestation,elle peut encore être supérieure. Si la conservation est effectuée pour garder un historique des déplacements à des fins d’optimisation des tournées, elle ne peut pas durer plus d’un an.
Dans le cadre du suivi du temps de travail, seules les données relatives aux horaires effectués peuvent être conservées pendant une durée de cinq ans.

Quels peuvent être les destinataires ou catégories de destinataires des données enregistrées ?
Seules peuvent être destinataires des données, les personnes qui coordonnent, planifi ent ou suivent les interventions, celles qui sont chargées de la sécurité des biens transportés ou des personnes ou, le cas échéant, le responsable des ressources humaines.

Quelles sont les restrictions apportées par la loi ? 

• Les employés doivent avoir la possibilité de désactiver la fonction de géolocalisation des véhicules à l’issue de leur temps de travail lorsque ces véhicules peuvent être utilisés à des fins privées.
• Les employés investis d’un mandat électif ou syndical ne doivent pas être l’objet d’une opération de géolocalisation lorsqu’ils agissent dans le cadre de l’exercice de leur mandat.
• L’accès aux données de géolocalisation s’effectue par un identifiant et un mot de passe régulièrement renouvelés, ou par tout autre moyen d’authentification.

Conseils
N’hésitez donc pas à réclamer à votre employeur la déclaration de ce système de géolocalisation pour vérifier si la finalité inscrite sur celle-ci est bien celle écrite sur l’accord collectif que l’on vous propose de mettre en place. Lorsque la nature des traitements dépasse ce qui est déclaré à la CNIL, il y a risque de détournement de finalité, infraction lourdement sanctionnée. (La commission rappelle que le détournement de finalité est sanctionné par l’article 226-21 du Code pénal, qui prévoit une peine de cinq ans d’emprisonnement et de 300 000 € d’amende.)
Dans le cas où vous êtes déjà soumis à un contrôle de votre activité (rédaction d’un compte-rendu par ordinateur) ou si vous disposez d’une liberté dans l’organisation de vos déplacements, vous ne devriez pas être soumis à ce contrôle supplémentaire car; nous précise l’article 1121-1 du code du travail, « Nul ne peut apporter aux droits des personnes et aux libertés individuelles et collectives de restrictions qui ne seraient pas justifiées par la nature de la tâche à accomplir ni proportionnées au but recherché »